Perfekter Workflow analoger Notizen in digitale Formate

paperium - der digitale Stift

"Ich bin ein Messi. Ich kann einfach nichts wegwerfen.
Ich kann irgendwie immer alles noch brauchen."

So ein Outing fällt nicht leicht, aber in einem Punkt trifft obiges Statement auf mich zu. Ich verlasse meinen Schreibtisch selten ohne meinen Kugelschreiber und einen Notizblock mitzunehmen. Im Laufe der Jahre haben sich so meterweise Ringbücher, Notizblöcke und Hefte mit Projektnotizen, Zusammenfassungen, Entwürfen und Mockups angesammelt. Ich kann es einfach nicht ertragen, das mich irgendwann mal jemand fragt "Heiko, was haben wir damals noch als Ideen skizziert?" und ihm dann nicht die Aufzeichnungen schicken zu können.

Eine zeitlang wurden meine Unterlagen noch mit einem Scanner in die digitale Form gebracht und auf meinem Computer gespeichert. Im Laufe der Zeit entwickelten sich die Kameras in den Mobiltelefonen immer weiter und ich habe mit dem Handy nicht nur Whiteboards und Flipcharts fotografiert und archiviert, sondern auch meine Notizen. Wirklich befriedigt hat mich diese durchaus praktikable Lösung aber nicht.

Vor einem Jahr entdeckte ich dann, eher durch Zufall, paperium. Eine Lösung für den Mac, die es in dieser Form für Windows schon länger von Oxford (DENOS) oder Logitech (IO Pen) gibt: Ein "digitaler" Kugelschreiber in Kombination mit einem speziell präpariertem Papier sollte die Lösung für mein Dilemma sein?


Inhalt
Das System
Der Workflow
Der Clou: die Handschriftenerkennung
Das Archiv
Die Bücher und Blöcke
Mein Fazit

Das System

Paperium besteht aus einem Kugelschreiber (Nokia, Maxwell) welcher mit einer kleinen Infrarot-Kamera, einem Speicher, einem USB-Port sowie Bluetooth-Schnittstelle ausgestattet ist. Über eine kleine Ladeschale wird der Stift über den USB-Port des Macs geladen. Auf dem ersten Blick wirkt der Stift etwas klobiger als normale Kugelschreiber, liegt aber ungewöhnlich gut in der Hand und es lässt sich auch über längere Strecken damit ermüdungsfrei schreiben und zeichnen.
Zusätzlich benötigt man noch speziell präpariertes Papier, welches mit einem kaum sichtbaren Mikromuster bedruckt ist. Schreibt man nun auf dem Papier, so zeichnet die Kamera anhand dieses Mikromusters im Papier die Bewegungen auf und speichert diese ab. Das Konzept "pen & paper" wurde von der schwedischen Firma Anoto entwickelt und patentiert und findet seit Jahren im kommerziellen Dokumentenumfeld (Kliniken, Labore, Versandsysteme) Anwendung.

Der Workflow

Was paperium für mich ausmacht, ist der einfach gestaltete Workflow. Man greift sich einfach den Stift, öffnet die Kappe und schreibt auf einen der Blöcke drauf los. Ergänzt hier und da, notiert und poliert. Wer es bunter mag, kann über Steuerelemente (sog. Tickboxen) im Bucheinband den Text und die Notizen einfärben und die Strichstärke verändern. Das wirkt sich naturgemäß nicht auf die Kugelschreiberspitze aus, aber die vom Programm erzeugten Linienzüge sind entsprechen eingefärbt.
Eine kleine Kamera in der Stiftspitze zeichnet alle handschriftlichen Eingaben auf und speichert diese intern im Kugelschreiber ab. Zum übertragen auf den Computer "tickt" man einfach mit dem Kugelschreiber auf eine kleine Fläche im Bucheinband und schon werden die Daten via Bluetooth an den Computer übertragen. Startet man nun das Programm "paperium" wird dem Anwender mitgeteilt, das neue Seiten vorliegen und kann diese im digitalen Buch einsehen. Die Seiten liegen weiterhin in digitaler Form vor, und da paperium im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen mit Vektordaten arbeiten, sind die Exportmöglichkeiten vielfältig: TIFF, PDF, JPG, SVG u.v.m. Da sind der Weiterverwendung in anderen Dokumenten und Archivsystemen kaum Grenzen gesetzt.

Der Clou: die Handschriftenerkennung

Mit Version 1.5 hat paperium einen der gewichtigsten Kritikpunkte beseitigt. Mit der aktuellen Programmversion kann eine Handschrifterkennung nachgerüstet werden. Das Plugin schlägt mit zusätzlichen 50€ zu Buche und lässt sich nicht trainieren. Trotzdem ist die ICR erstaunlich präzise, auch wenn sie nicht mit trainierbaren Lösungen wie Logitech IO oder DENOS (beide Windows) mithalten kann. Dennoch erfüllt diese Erkennung ihren Zweck: das durchsuchen der Unterlagen nach Inhalten geht zügig und zuverlässig von statten und die Weiterverarbeitung des Textes durch Export erlaubt eine weitere Integration von paperium in den eigenen Workflow.

Das Archiv

paperium erlaubt die parallele Verwendung mehrere auch unterschiedlicher Bücher gleichzeitig. Hierzu muss der Anwender, sofern er ein neues Buch erstmalig verwendet, die Schaltfläche "New Book" anticken. Ab dann kann papierum die Seiten dieses Buches eindeutig zuordnen. Das Programm unterstützt die Verschlagwortung von einzelnen Seiten und zusätzlich kann man pro Seite auch Notizen anlegen. Da jede Seite auch nachträglich noch geändert werden kann - der Stift merkt sich für jedes Buch und jede Seite die Positionsdaten - wird eine Historie der Änderungen an der Seite auch gepflegt.
Ein Tag-Browser, eine Tagcloud sowie eine Suche helfen bei der schnellen Recherche in den eigenen Unterlagen und Notizen.

Die Bücher und Blöcke

Aus den Anfangstagen von paperium verhallt der Ruf nach zusätzlichen Blöcken für den digitalen Stift. Bisher konnte man nur auf 21x21cm großen unlinierten Ringbüchern schreiben und zeichnen. Nun wurde die Produktpalette um schicke schwarze DIN-A4 Bücher mit und ohne Linierung sowie einem linierten DIN A6-Notizbuch erweitert. Die Preise für diese Bücher sind mittlerweile bei moderaten 20€ für drei quadratische Skizzenblöcke (á 80 Seiten), 29€ für zwei DIN A4 Blöcke (á 120 Seiten) und 29€ für drei DIN A6 Notizbücher (á 120 Seiten).

Mein Fazit

Wer gern und viel Notizen erzeugt und diese im Computer nachbearbeiten und verwalten möchte, erhält mit paperium ein effektives Werkzeug. Der Stift speichert bis zu 100 Seiten, und seine Akkulaufzeit von ca. 10h reicht auch aus, um an längeren Sitzungen teilzuhaben. Die erkannten Texte brauchen für eine Weiterverwendung je nach eigener Handschrift noch ein wenig Nachbearbeitung, aber diese hält sich üblicherweise in Grenzen.

Die Anschaffungskosten liegen bei ca. 200€ für das Starterkit, bestehend aus dem Stift, einer Ladeschale, der Software Ersatzminen und einem Skizzenbuch vom Format 21x21cm. Die Handschrifterkennung schlägt mit weiteren 50€ zu buche. Erhältlich ist paperium in Deutschland über Gravis.